Bedrijfsverhuizing

Wat houdt een bedrijfsverhuizing in?

Een bedrijfsverhuizing is het georganiseerd verplaatsen van een onderneming, afdeling of bedrijfsinventaris naar een andere locatie. Daar komt meer bij kijken dan het vervoeren van bureaus en kasten. Ook medewerkers, werkplekken, ICT-apparatuur, archieven, voorraden, planning en de oplevering van het oude pand moeten op elkaar worden afgestemd.

IBS Verhuizingen & Opslag helpt bedrijven in Noord-Holland bij de voorbereiding en uitvoering van dit proces. Je bepaalt zelf welke onderdelen IBS overneemt. Dat kan alleen het transport zijn, maar ook een complete bedrijfsverhuizing met inpakken, demonteren, monteren, opslag en oplevering.

Hoe helpt IBS bij het verhuizen van je bedrijf?

Een bedrijf verhuizen begint bij IBS met een inventarisatie van de locaties, bedrijfsinventaris en gewenste planning. Op basis daarvan maken we duidelijke afspraken over de taakverdeling, verhuisvolgorde en benodigde materialen.

IBS kan onder andere helpen met:

• het inventariseren en plannen van de bedrijfsverhuizing;

• het leveren van verhuisdozen en verpakkingsmaterialen;

• het inpakken en labelen van bedrijfsinventaris;

• het demonteren en monteren van werkplekken;

• het verplaatsen van bureaus, kasten en stellingen;

• het vervoeren van computers, beeldschermen en printers;

• het gestructureerd verhuizen van bedrijfsarchieven;

• het tijdelijk opslaan van kantoorinventaris;

• het intern verplaatsen van werkplekken;

• het opruimen en opleveren van het oude bedrijfspand.

Je hoeft niet standaard voor een compleet pakket te kiezen. IBS stemt de werkzaamheden af op wat je eigen medewerkers kunnen uitvoeren en wat je liever aan ervaren verhuizers overlaat.

Hoe beperkt IBS de onderbreking van je bedrijfsvoering?

Een bedrijfsverhuizing zonder enige onderbreking is niet altijd realistisch. Met een goede voorbereiding kan de periode waarin medewerkers of processen niet volledig operationeel zijn wel worden beperkt.

IBS doet dit door:

• vooraf een duidelijke verhuisvolgorde vast te leggen;

• werkzaamheden per afdeling of werkplek te plannen;

• met labels en kleurcodering te werken;

• één aanspreekpunt voor de uitvoering aan te wijzen;

• kritieke inventaris op het juiste moment te verplaatsen;

• waar mogelijk buiten kantoortijden te werken;

• taken tussen IBS, medewerkers en externe leveranciers af te stemmen.

Voor ICT-apparatuur is een heldere taakverdeling extra belangrijk. IBS kan apparatuur verpakken, vervoeren en op de afgesproken plek terugzetten. Technische werkzaamheden zoals netwerkconfiguratie, software-instellingen en ingebruikname worden afgestemd met je eigen ICT-beheerder of leverancier.

Hoe verloopt een bedrijfsverhuizing?

1. Kennismaking en inventarisatie: We bespreken wat er verhuisd moet worden, wanneer de nieuwe locatie beschikbaar is en welke onderdelen van de bedrijfsvoering moeten doorgaan. Waar nodig bekijken we beide locaties en brengen we aandachtspunten zoals trappen, liften, laadmogelijkheden en zware inventaris in kaart.

2. Offerte en taakverdeling: Je ontvangt een prijsopgave die is gebaseerd op de omvang van de verhuizing en de werkzaamheden die IBS uitvoert. Daarbij leggen we vast wat je organisatie zelf regelt en welke taken IBS overneemt.

3. Planning en verhuisplan: Voor de uitvoering maken we een praktische planning. Daarin kunnen onder andere de verhuisvolgorde, medewerkers, afdelingen, werkplekken, transportmomenten, ICT-apparatuur en oplevering worden opgenomen.

4. Voorbereiding: Voor de verhuisdag worden dozen, materialen en labels klaargezet. Werkplekken en inventaris kunnen per afdeling, ruimte of medewerker worden gecodeerd. Dat maakt duidelijk waar ieder onderdeel op de nieuwe locatie moet komen.

5. Uitvoering van de verhuizing: De verhuizers van IBS pakken inventaris in, demonteren onderdelen en vervoeren alles volgens de afgesproken planning. Een bedrijfsverhuizing kan indien nodig buiten reguliere kantoortijden worden uitgevoerd.

6. Inrichting en oplevering: Op de nieuwe locatie kunnen werkplekken, kasten en andere inventaris opnieuw worden geplaatst of gemonteerd. IBS kan daarnaast helpen bij het leegruimen en netjes opleveren van het oude bedrijfspand.

Wat kost een bedrijfsverhuizing?

De kosten van een bedrijfsverhuizing hangen af van de omvang, afstand, bereikbaarheid, planning en gekozen werkzaamheden. Een verhuizing waarbij IBS alleen het transport uitvoert kost minder dan een complete verhuizing met inpakken, montage, opslag en oplevering.

De belangrijkste prijsfactoren zijn:

• het aantal werkplekken en de hoeveelheid inventaris;

• de afstand tussen de oude en nieuwe locatie;

• het aantal benodigde verhuizers;

• de bereikbaarheid en verdiepingen van beide panden;

• de inzet van een verhuislift of andere hulpmiddelen;

• het demonteren en monteren van meubilair;

• het inpakken en labelen van inventaris;

• verhuizing buiten reguliere werktijden;

• tijdelijke opslag;

• het leegruimen en opleveren van het oude pand.

Na een inventarisatie kan IBS een offerte maken die aansluit op de werkelijke situatie. Zo weet je vooraf welke werkzaamheden zijn opgenomen.

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijfsverhuizing regelen?

Begin bij voorkeur minimaal zes tot acht weken voor de gewenste verhuisdatum met de voorbereiding van een bedrijfsverhuizing. Bij grote kantoren, scholen, magazijnen of verhuizingen met meerdere fasen kan meer voorbereidingstijd nodig zijn.

Neem eerder contact op wanneer:

• de verhuizing buiten kantoortijden moet plaatsvinden;

• meerdere afdelingen gefaseerd verhuizen;

• ICT en externe leveranciers moeten worden afgestemd;

• er veel zware of specialistische inventaris aanwezig is;

• tijdelijke opslag nodig is;

• het oude pand op een specifieke manier moet worden opgeleverd.

Is de verhuisdatum al dichtbij? Neem dan alsnog contact op. IBS kan beoordelen wat binnen de beschikbare planning haalbaar is.

Welke soorten bedrijven verhuist IBS?

IBS verzorgt verschillende soorten zakelijke verhuizingen in Noord-Holland.

Kantoorverhuizing: Bij een kantoorverhuizing verplaatsen we onder andere bureaus, stoelen, kasten, vergaderruimtes, apparatuur en persoonlijke werkplekken. IBS kan ook helpen met montage en kabelmanagement.

Schoolverhuizing: Een schoolverhuizing vraagt om een planning die aansluit op vakanties, lesroosters en beschikbare verhuisvensters. Lesmateriaal, meubilair, administratie en apparatuur worden volgens een afgesproken indeling verplaatst.

Magazijnverhuizing: Bij een magazijnverhuizing moeten stellingen, inventaris, hulpmiddelen en routing vooraf goed worden geïnventariseerd. IBS kan ondersteunen bij het demonteren, transporteren en opnieuw plaatsen van magazijninventaris.

Archiefverhuizing: Een archiefverhuizing vraagt om een vaste codering en plaatsingsvolgorde. Hierdoor kunnen dossiers en archiefdozen op de nieuwe locatie volgens de afgesproken structuur worden teruggeplaatst.

ICT-verhuizing: IBS kan computers, beeldschermen, printers en andere ICT-apparatuur zorgvuldig verpakken en vervoeren. Vooraf leggen we vast welke werkzaamheden IBS uitvoert en welke taken bij de ICT-verantwoordelijke blijven.

Waarom je bedrijf verhuizen met IBS?

IBS Verhuizingen & Opslag is een full-service verhuisbedrijf uit Obdam en verzorgt bedrijfsverhuizingen in Noord-Holland. Je krijgt persoonlijke begeleiding en kiest zelf welke werkzaamheden je uit handen geeft.

Bij een bedrijfsverhuizing met IBS kun je rekenen op:

• één vast aanspreekpunt;

• een persoonlijke inventarisatie;

• een planning die aansluit op je organisatie;

• duidelijke afspraken over taken en verantwoordelijkheden;

• ervaren verhuizers en professioneel verhuismateriaal;

• ondersteuning bij werkplekken, archieven en inventaris;

• tijdelijke opslag in combinatie met de verhuizing;

• aanvullende handyman- en opleverwerkzaamheden;

• de mogelijkheid om buiten kantoortijden te verhuizen.

IBS belooft niet dat een bedrijfsverhuizing geen invloed heeft op je organisatie. We zorgen er wel voor dat de werkzaamheden vooraf worden afgestemd en dat de verhuizing overzichtelijk en praktisch wordt uitgevoerd.