Kantoorverhuizing
Een kantoorverhuizing vraagt om meer dan bureaus en stoelen van A naar B brengen. Werkplekken moeten op tijd beschikbaar zijn, medewerkers moeten weten wat er van hen wordt verwacht en meubels, archief en apparatuur moeten op de juiste plek terechtkomen.
IBS Verhuizingen & Opslag helpt bedrijven in Noord-Holland bij het plannen en uitvoeren van kantoorverhuizingen. We komen vooraf langs, bekijken beide locaties en maken duidelijke afspraken over de werkzaamheden, planning en taakverdeling.
Zo weet je vóór de verhuisdag wie wat doet en kan de verhuizing zo efficiënt mogelijk worden uitgevoerd.
Wat komt er kijken bij een kantoorverhuizing?
Bij een kantoorverhuizing verhuis je vaak meerdere soorten inventaris tegelijk. Denk aan:
Bureaus en bureaustoelen;
Kasten;
Vergadertafels;
Archief;
Computers en beeldschermen;
Printers en andere apparatuur;
Keukeninventaris;
Magazijn- of voorraadartikelen;
Persoonlijke spullen van medewerkers.
Daarbij is niet alleen het transport belangrijk. Ook de volgorde waarin spullen worden ingepakt, geladen en op de nieuwe locatie worden geplaatst heeft invloed op hoe snel medewerkers weer aan het werk kunnen. Daarom begint een kantoorverhuizing bij IBS altijd met voorbereiding.
Hoe verloopt een kantoorverhuizing bij IBS?
1. We bekijken de huidige en nieuwe locatie: Vooraf komen we langs om de situatie te beoordelen. We kijken onder andere naar:
De hoeveelheid kantoorinventaris;
Het aantal werkplekken;
Verdiepingen en liften;
Bereikbaarheid voor de verhuiswagen;
Grote of zware meubels;
Archief en overige inventaris;
Eventuele opslag;
Gewenste verhuisdatum;
Werkzaamheden die buiten reguliere werktijden moeten plaatsvinden.
Op basis daarvan kunnen we bepalen welke mensen, materialen en hulpmiddelen nodig zijn.
2. We maken een verhuisplan: Bij een zakelijke verhuizing is een duidelijke planning belangrijk. We spreken vooraf af:
Welke afdelingen wanneer verhuizen;
Welke spullen meegaan;
Wat eventueel wordt afgevoerd;
Welke meubels worden gedemonteerd;
Welke ruimtes prioriteit hebben;
Welke spullen als eerste beschikbaar moeten zijn;
Wie vanuit jouw organisatie aanspreekpunt is.
Bij grotere kantoorverhuizingen kan deze planning per afdeling, verdieping of ruimte worden uitgewerkt.
3. We bereiden de inventaris voor: Voor de verhuisdag zorgen we samen dat duidelijk is waar alle spullen naartoe moeten. Dozen, meubels en andere inventaris kunnen bijvoorbeeld worden voorzien van een nummer of bestemming. Een eenvoudige indeling werkt vaak het beste:
Afdeling;
Verdieping;
Ruimte;
Werkplek.
Hoe duidelijker dit vooraf is vastgelegd, hoe minder vragen tijdens het lossen ontstaan.
4. We voeren de kantoorverhuizing uit: Op de afgesproken dag verplaatsen we de kantoorinventaris volgens de gemaakte planning. Meubels kunnen waar nodig worden gedemonteerd en op de nieuwe locatie weer worden gemonteerd. Dozen en inventaris worden zoveel mogelijk direct in de juiste ruimte geplaatst.
5. We ronden de verhuizing af: Na de verhuizing controleren we samen of de afgesproken werkzaamheden zijn uitgevoerd. Wanneer er nog aanvullende werkzaamheden nodig zijn, bijvoorbeeld afvoer of oplevering van het oude kantoor, kunnen die vooraf in de planning worden meegenomen.
Hoe beperk je de onderbreking tijdens een kantoorverhuizing?
Bij een kantoorverhuizing is het meestal belangrijk dat medewerkers zo kort mogelijk last hebben van de verhuizing. Dat begint niet op de verhuisdag, maar in de voorbereiding.
Mijn advies is om vooraf duidelijk te bepalen welke werkplekken en afdelingen als eerste operationeel moeten zijn. Zorg dat essentiële spullen herkenbaar zijn en als eerste op de nieuwe locatie terechtkomen.
Een kantoorverhuizing kan, afhankelijk van de situatie en planning, ook buiten reguliere werktijden of in het weekend worden uitgevoerd.
Dat betekent niet automatisch dat er helemaal geen onderbreking is. Wel kan een goede planning helpen om de impact op de dagelijkse werkzaamheden te beperken.
Kan een kantoorverhuizing in het weekend plaatsvinden?
Ja. Een kantoorverhuizing kan in overleg buiten reguliere werktijden of in het weekend worden gepland. Dat kan praktisch zijn wanneer medewerkers op vrijdag nog in het oude kantoor werken en maandag op de nieuwe locatie moeten beginnen. Of een weekendverhuizing geschikt is, hangt onder andere af van:
De omvang van de verhuizing;
Bereikbaarheid van beide locaties;
Aantal werkplekken;
Montagewerkzaamheden;
ICT-werkzaamheden;
Beschikbaarheid van het nieuwe pand.
Tijdens de voorbereiding bespreken we welke planning het beste aansluit op de bedrijfsvoering.
Wie is verantwoordelijk voor de ICT tijdens een kantoorverhuizing?
Computers, schermen en andere hardware kunnen onderdeel zijn van de kantoorverhuizing. IBS kan apparatuur zorgvuldig inpakken, vervoeren en op de afgesproken werkplek plaatsen. De technische inrichting van het netwerk, servers, telefonie en software ligt normaal gesproken bij de eigen ICT-afdeling of ICT-leverancier van het bedrijf, tenzij hierover vooraf andere afspraken zijn gemaakt.
Het is verstandig om de verhuisplanning daarom af te stemmen met de ICT-partij. Zo kan bijvoorbeeld worden bepaald:
Wanneer apparatuur wordt losgekoppeld;
Wanneer hardware wordt verhuisd;
Wanneer aansluitingen beschikbaar zijn;
Wanneer medewerkers weer kunnen inloggen en werken.
Kunnen bureaus en kasten worden gedemonteerd en gemonteerd?
Ja. Kantoormeubilair kan waar nodig worden gedemonteerd voor transport en op de nieuwe locatie weer worden opgebouwd. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn bij:
Grote bureaus;
Vergadertafels;
Kasten;
Sellingkasten;
Modulair meubilair.
Tijdens de opname bekijken we vooraf welke meubels gedemonteerd moeten worden. Dat voorkomt dat pas tijdens de verhuisdag blijkt dat een bureau niet door een deuropening of lift past.
Wat doe je met meubels die niet meegaan?
Bij een kantoorverhuizing wordt vaak ook de inventaris opnieuw beoordeeld. Niet ieder bureau, kast of archiefstuk hoeft automatisch mee naar de nieuwe locatie. Daarom is het verstandig om vooraf onderscheid te maken tussen:
Inventaris die meegaat;
Inventaris die wordt hergebruikt op een andere locatie;
Inventaris die tijdelijk wordt opgeslagen;
Inventaris die wordt afgevoerd.
IBS kan in overleg helpen met vervoer, opslag en afvoer.
Kan kantoorinventaris tijdelijk worden opgeslagen?
Ja. Niet alle kantoorinventaris hoeft direct naar de nieuwe locatie. Tijdelijke opslag kan handig zijn wanneer:
Het nieuwe kantoor nog niet volledig gereed is;
Een deel van het meubilair later wordt geplaatst;
Je tijdelijk minder werkplekken nodig hebt;
Er tijdens de verhuizing wordt verbouwd;
Een deel van de inventaris pas later een bestemming krijgt.
IBS beschikt over opslag in Obdam en kan het vervoer naar en vanaf de opslag meenemen in de verhuisplanning.
Hoe bereid je medewerkers voor op een kantoorverhuizing?
Een goede kantoorverhuizing vraagt ook om duidelijke interne communicatie. Laat medewerkers ruim vooraf weten:
Wanneer er verhuisd wordt;
Wat zij zelf moeten inpakken;
Welke spullen niet mee mogen;
Hoe dozen moeten worden gelabeld;
Wanneer hun werkplek niet beschikbaar is;
Waar zij op de nieuwe locatie worden geplaatst.
Wijs bij voorkeur per afdeling één contactpersoon aan. Die persoon kan vragen verzamelen en tijdens de voorbereiding afstemmen met de interne projectleider.
Wie moet binnen het bedrijf betrokken zijn bij de verhuizing?
Dat hangt af van de organisatie, maar meestal zijn meerdere disciplines betrokken. Denk aan:
Directie of management;
Facility management;
ICT;
HR;
Teamleiders;
Gebouwbeheer;
Externe leveranciers.
Het is verstandig om één interne projectleider aan te wijzen die beslissingen kan nemen en het contact met het verhuisbedrijf onderhoudt. Aan de kant van IBS werken we eveneens met een duidelijk aanspreekpunt.
Hoe maak je een planning voor een kantoorverhuizing?
Een kantoorverhuizing wordt overzichtelijker wanneer je deze opdeelt in fases.
Enkele weken vooraf
Inventariseren wat meegaat;
Nieuwe locatie controleren;
Verhuisbedrijf en planning vastleggen;
ICT-partij betrekken;
Medewerkers informeren;
Opslag en afvoer bepalen.
In de laatste weken
Verhuisdozen en materialen uitdelen;
Afdelingen laten inpakken;
Meubels labelen;
Ruimtes nummeren;
Verhuisvolgorde vastleggen;
Bereikbaarheid controleren.
Vlak voor de verhuizing
Laatste werkplekken inpakken;
Apparatuur loskoppelen volgens ICT-planning;
Looproutes vrijmaken;
Toegang tot beide panden controleren;
Interne contactpersonen informeren.
Na de verhuizing
Werkplekken controleren;
ICT opnieuw aansluiten;
Resterende inventaris verwerken;
Oude locatie controleren en opleveren.
Wat is het verschil tussen een kantoorverhuizing en een bedrijfsverhuizing?
Een kantoorverhuizing richt zich specifiek op kantooromgevingen, werkplekken, kantoormeubilair, archief en apparatuur. Een bedrijfsverhuizing kan breder zijn en bijvoorbeeld ook betrekking hebben op magazijnen, productieomgevingen, scholen of andere bedrijfsruimtes. De aanpak verschilt daardoor per type organisatie. Bij een kantoorverhuizing spelen vooral de continuïteit van werkplekken, ICT, medewerkers en de inrichting van de nieuwe locatie een belangrijke rol.
Wat kost een kantoorverhuizing?
De kosten van een kantoorverhuizing verschillen per bedrijf en locatie. De prijs wordt onder andere bepaald door:
Het aantal werkplekken;
Hoeveelheid meubilair;
Aantal verhuisdozen;
Afstand tussen beide locaties;
Bereikbaarheid;
Aantal verdiepingen;
Inzet van liften of andere hulpmiddelen;
Montage en demontage;
Inpakwerkzaamheden;
Opslag;
Verhuizing buiten reguliere werktijden.
Daarom maken we geen standaardprijs voor iedere kantoorverhuizing. We bekijken eerst de situatie en maken daarna een offerte op basis van de afgesproken werkzaamheden.
Waarom een professioneel verhuisbedrijf inschakelen voor een kantoorverhuizing?
Een professionele kantoorverhuizing vraagt om planning, mensen, transportmiddelen en duidelijke afspraken. Door vooraf te bepalen welke spullen wanneer en waarheen gaan, voorkom je dat tijdens de verhuisdag steeds opnieuw beslissingen moeten worden genomen.
Bij IBS combineren we de praktische uitvoering met voorbereiding. Dat betekent onder andere:
Vooraf persoonlijk de situatie bekijken;
Duidelijke afspraken over werkzaamheden;
Een vaste contactpersoon;
Planning per locatie of afdeling;
Demontage en montage;
Vervoer van kantoorinventaris;
Tijdelijke opslag wanneer nodig;
Mogelijkheid om buiten reguliere werktijden te verhuizen.
Praktisch advies van Richard van der Wijden
Bij kantoorverhuizingen zie ik vaak dat bedrijven veel aandacht besteden aan de verhuisdatum, maar minder aan de volgorde waarin alles weer beschikbaar moet zijn.
Mijn advies is om niet alleen te vragen: “Wat moet er mee?”, maar vooral: “Wat moet als eerste weer werken?” Voor het ene bedrijf zijn dat de receptie en vergaderruimtes. Voor een ander bedrijf zijn het specifieke afdelingen of werkplekken. Als die prioriteiten vooraf duidelijk zijn, kunnen we de verhuisvolgorde daar ook op aanpassen.
Kantoorverhuizing in Noord-Holland plannen?
Ga je met je kantoor verhuizen en wil je vooraf duidelijk weten wat daarvoor nodig is? IBS Verhuizingen & Opslag helpt bedrijven in Noord-Holland met het voorbereiden en uitvoeren van kantoorverhuizingen.
We komen eerst langs om beide locaties, de inventaris en bereikbaarheid te bekijken. Daarna maken we afspraken over de planning, taakverdeling en werkzaamheden.
Veelgestelde vragen over kantoorverhuizingen
Begin zo vroeg mogelijk met de voorbereiding. Hoe groter het aantal werkplekken en hoe complexer de verhuizing, hoe meer afstemming nodig is met medewerkers, ICT en andere leveranciers.
Ja. In overleg kan een kantoorverhuizing buiten reguliere werktijden of in het weekend worden uitgevoerd.
Ja. Bureaus, tafels, kasten en andere meubels kunnen waar nodig worden gedemonteerd en op de nieuwe locatie weer worden opgebouwd.
Ja. Hardware kan worden ingepakt, vervoerd en op de juiste werkplek worden geplaatst. Technische aansluiting en configuratie worden normaal gesproken afgestemd met de ICT-partij van het bedrijf.
Ja. Kantoorinventaris kan tijdelijk of langdurig worden opgeslagen in Obdam en later weer naar de gewenste locatie worden vervoerd.
De prijs hangt af van onder andere het aantal werkplekken, hoeveelheid inventaris, afstand, bereikbaarheid en aanvullende werkzaamheden. Daarom wordt de prijs na inventarisatie en opname bepaald.
Reviewscore
