Zakelijke verhuizing
Een zakelijke verhuizing vraagt om een duidelijke planning. Naast het verplaatsen van bureaus, kasten en apparatuur moet je rekening houden met werkplekken, medewerkers, bereikbaarheid, ICT, opslag en de oplevering van het oude pand. IBS Verhuizingen & Opslag helpt organisaties bij het voorbereiden en uitvoeren van een zakelijke verhuizing.
Je bepaalt zelf welke werkzaamheden je uitbesteedt. IBS kan alleen het transport verzorgen, maar ook helpen met inventarisatie, inpakken, labelen, demonteren, monteren, tijdelijke opslag en het inrichten van de nieuwe locatie.
Wat is een zakelijke verhuizing?
Een zakelijke verhuizing is het georganiseerd verplaatsen van een bedrijf, afdeling of bedrijfsinventaris naar een andere locatie. Het gaat daarbij niet alleen om het transport van spullen. De volgorde van de werkzaamheden en de beschikbaarheid van de nieuwe locatie hebben direct invloed op de bedrijfsvoering.
Vooraf is het belangrijk om vast te leggen:
- welke inventaris meegaat;
- welke afdelingen of werkplekken wanneer verhuizen;
- welke werkzaamheden medewerkers zelf uitvoeren;
- welke taken IBS overneemt;
- waar tijdelijke opslag nodig is;
- hoe het oude pand wordt opgeleverd;
- welke externe partijen, zoals ICT-leveranciers, betrokken zijn.
Een kleine kantoorverhuizing kan anders worden aangepakt dan een gefaseerde verhuizing van een school, magazijn of grotere organisatie. Daarom begint IBS met het in kaart brengen van de situatie.
Hoe helpt IBS bij een zakelijke verhuizing?
IBS stemt de werkzaamheden van een zakelijke verhuizing af op de omvang van je organisatie, de beschikbare tijd en de manier waarop je bedrijf werkt. Je kunt onder andere hulp inschakelen voor:
het inventariseren van de bedrijfsinventaris;
het leveren van verhuisdozen, labels en beschermingsmateriaal;
het inpakken en labelen van werkplekken en inventaris;
het demonteren en monteren van bureaus, kasten en stellingen;
het vervoeren van computers, beeldschermen, printers en andere apparatuur;
het verplaatsen van archieven en bedrijfsdocumenten;
het tijdelijk opslaan van kantoorinventaris;
het opnieuw plaatsen van werkplekken en meubilair;
het leegruimen en opleveren van het oude bedrijfspand.
Je medewerkers kunnen bijvoorbeeld persoonlijke spullen en documenten zelf inpakken, terwijl IBS de meubels, apparatuur en gezamenlijke inventaris verhuist. Een andere mogelijkheid is dat IBS de volledige uitvoering verzorgt. De taakverdeling leggen we vooraf vast.
Hoe beperk je de onderbreking van je bedrijfsvoering?
Een zakelijke verhuizing zonder enige onderbreking is niet altijd haalbaar. Met een goede voorbereiding kun je de periode waarin medewerkers of processen niet volledig beschikbaar zijn wel beperken.
Daarbij helpt het om de verhuizing op te delen in duidelijke onderdelen. Afdelingen kunnen bijvoorbeeld afzonderlijk worden verhuisd, zodat niet alle werkplekken tegelijk buiten gebruik zijn. Ook kan de verhuizing waar mogelijk buiten reguliere werktijden plaatsvinden.
Let bij de planning op:
- de volgorde waarin afdelingen en werkplekken verhuizen;
- de beschikbaarheid van de nieuwe locatie;
- de toegang tot laad- en losplaatsen;
- de plaatsing van kritieke inventaris;
- de afstemming met je ICT-verantwoordelijke of leverancier;
- de communicatie naar medewerkers, klanten en leveranciers;
- de oplevering van het oude pand.
IBS kan computers, beeldschermen, printers en andere apparatuur zorgvuldig verpakken, vervoeren en op de afgesproken plek terugzetten. Het afkoppelen, aansluiten, configureren en testen van ICT-apparatuur stem je vooraf af met de verantwoordelijke ICT-partij.
Zakelijke verhuizing stap voor stap
- Inventarisatie en kennismaking: We bespreken wat er verhuisd moet worden, wanneer de nieuwe locatie beschikbaar is en welke werkzaamheden je wilt uitbesteden.
- Offerte en taakverdeling: Je ontvangt een offerte en we leggen vast welke taken IBS uitvoert en welke taken bij je organisatie blijven.
- Verhuisplan en voorbereiding: We maken een praktische planning voor afdelingen, werkplekken, verhuisvolgorde, transportmomenten, opslag en oplevering.
- Uitvoering: IBS verplaatst de inventaris volgens de afgesproken volgorde en werkt waar mogelijk buiten reguliere werktijden.
- Inrichting en oplevering: We plaatsen en monteren de inventaris op de nieuwe locatie en kunnen helpen met het opleveren van het oude pand.
Wat kost een zakelijke verhuizing?
De kosten van een zakelijke verhuizing hangen af van de hoeveelheid inventaris, het aantal werkplekken, de afstand en de bereikbaarheid van beide locaties. Ook de planning en aanvullende werkzaamheden hebben invloed op de prijs.
Belangrijke prijsfactoren zijn:
- het aantal werkplekken en de hoeveelheid inventaris;
- de afstand tussen de oude en nieuwe locatie;
- het aantal benodigde verhuizers;
- het inpakken en labelen van inventaris;
- het demonteren en monteren van meubilair;
- de inzet van een verhuislift of andere hulpmiddelen;
- verhuizing buiten reguliere werktijden;
- tijdelijke opslag;
- het leegruimen en opleveren van het oude pand.
Een betrouwbare prijsopgave is pas mogelijk wanneer duidelijk is wat er verhuisd moet worden en welke werkzaamheden nodig zijn. Tijdens de inventarisatie bespreken we deze onderdelen en verwerken we ze in de offerte.
Wanneer moet je een zakelijke verhuizing regelen?
Begin bij voorkeur enkele weken voor de gewenste verhuisdatum met de voorbereiding van je zakelijke verhuizing. Bij een groot kantoor, meerdere locaties, een gefaseerde verhuizing of tijdelijke opslag is meer voorbereidingstijd nodig.
Neem eerder contact op wanneer:
de verhuizing buiten kantoortijden moet plaatsvinden;
meerdere afdelingen op verschillende momenten verhuizen;
ICT en externe leveranciers moeten worden afgestemd;
er zware of specialistische inventaris aanwezig is;
de nieuwe locatie nog niet volledig beschikbaar is;
het oude pand volgens specifieke afspraken moet worden opgeleverd.
Een verhuisdatum die al dichtbij is, hoeft niet automatisch een probleem te zijn. IBS kan samen met je organisatie bekijken welke aanpak binnen de beschikbare tijd haalbaar is.
Een zakelijke verhuizing plannen
Een zakelijke verhuizing begint met inzicht in de locaties, inventaris, planning en taakverdeling. Bespreek daarom tijdig welke werkzaamheden je organisatie zelf uitvoert en waar je ondersteuning nodig hebt.
Veelgestelde vragen
Ja. IBS kan helpen vanaf de inventarisatie en voorbereiding tot en met het transport, de montage, de inrichting en de oplevering. Je bepaalt zelf welke onderdelen IBS uitvoert.
Dat kan waar de planning en de situatie op beide locaties dit toelaten. Verhuizen buiten kantoortijden kan helpen om de onderbreking voor medewerkers en klanten te beperken.
Ja. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld persoonlijke spullen en documenten inpakken. IBS kan daarnaast de gezamenlijke inventaris, meubels en apparatuur inpakken, labelen en verplaatsen. Leg de taakverdeling vooraf vast.
IBS kan computers, beeldschermen, printers en andere apparatuur verpakken, vervoeren en terugplaatsen. Spreek vooraf af welke partij verantwoordelijk is voor het afkoppelen, aansluiten, configureren en testen.
Ja. IBS kan bedrijfsinventaris tijdelijk opslaan wanneer de nieuwe locatie nog niet beschikbaar is, een verhuizing gefaseerd wordt uitgevoerd of er tijdelijk minder ruimte beschikbaar is.
